Viele Selbständige und Unternehmer schrecken vor Planung zurück: „Es kommt doch eh anders!“ – „Ist doch reine Kristallkugel-Leserei!“ Und sie fühlen sich dabei im Bunde mit klugen und berühmten Menschen – so sagte Blaise Pascal: „Willst Du Gott zum Lachen bringen, erzähle ihm von Deinen Plänen.“ Oder John Lennon: „Leben ist das, was passiert, während du dabei bist, andere Pläne zu schmieden.“ Da nickt man zustimmend und lässt das Planen sein. Oft steht auch eine Unlust dahinter, sich mit der eigenen Situation und seinen Zielen detailliert zu beschäftigen und die Sorge, sich durch die gesetzten Ziele selbst zu verpflichten – und eventuell zu scheitern. Und schließlich: viele Selbständige stecken so im operativen Geschäft fest, dass sie keine Zeit für solche Überlegungen haben.
Die Bedenken hinsichtlich der unsicheren Zukunft sind sicher zum Teil richtig, aber bei langfristiger Unternehmensplanung, also über zehn oder auch fünf Jahre, geht es auch nicht so sehr um exakte Korrektheit. Wichtiger ist der kreative Prozess des Nachdenkens über die eigene Zukunft und die Zukunft des Unternehmens. Bei kurzfristiger Planung, also für das nächste Jahr, sollte es dann aber schon etwas genauer zugehen. Aber warum sollte man überhaupt planen? Weil ohne konkrete Planung und schriftlich definierte Ziele die Weiterentwicklung und das Wachstum des Unternehmens purer Zufall sind. Es kann gut gehen, tut es aber häufig nicht. In der Regel stagniert das Unternehmen, wird nach einiger Zeit von Wettbewerbern überflügelt, verliert an Bedeutung im Markt – oder bekommt gar nicht erst eine Bedeutung und verkümmert. Eine solide und sorgfältige Unternehmensplanung und ihre Umsetzung ist Bedingung dafür, dass sich ein Unternehmen weiterentwickelt. Man kommt aus dem Reagieren ins Agieren.
Gute Planung braucht Vorarbeit
Planung passiert im Unternehmen nicht im luftleeren Raum, sie ist eingebettet. Sie erfolgt auf einem Fundament, das wachsende und erfolgreiche Firmen brauchen. Es besteht aus den Werten und Lebenszielen des Unternehmers, einer umsetzbaren Geschäftsidee, einer langfristigen Unternehmensvision und einer tragfähigen Unternehmensstrategie. Darauf baut die Unternehmensplanung auf. Zur Unternehmensplanung insgesamt gehören der Unternehmensplan, Maßnahmenpläne und die Erfolgsmessung. Die Erstellung eines Unternehmensplans ist eine Gelegenheit, die Firma, ihre Struktur und Marktsituation zu reflektieren und gegebenenfalls neu auszurichten. Auch bei stark wachsenden Unternehmen ist eine Planung wichtig. Denn sie dient nicht nur dazu, Wachstum zu generieren, sondern auch dazu, starkes Wachstum zu steuern und in den Griff zu bekommen.
Bevor aber konkret geplant wird, müssen die Rahmenbedingungen geklärt werden:
- Wie soll der Plan eigentlich aussehen – ganz praktisch? Textdokument, Flipchart, Mindmap – ganz egal, Hauptsache, der Unternehmer kann ihn handhaben.
- Wer soll den Unternehmensplan bekommen? Gibt es vielleicht stille Teilhaber oder sollte die Bank informiert werden?
- Wer ist an der Planung beteiligt? Gibt es leitende Mitarbeiter, die einbezogen werden sollten?
Vom Grundsätzlichen zum Alltäglichen
Wenn diese Punkte geklärt sind, beginnt die eigentliche Planung damit, die langfristige unternehmerische Vision noch einmal zu überprüfen und außerdem zu schauen, ob die langfristige Strategie angepasst werden muss. Der Unternehmer sollte sich die Strategie mindestens einmal jährlich vornehmen und auf Gültigkeit überprüfen. Zu empfehlen ist ein konzentriertes Arbeitsmeeting gegen Ende eines Jahres, in dem die Strategie geprüft, der aktuelle Status des Unternehmens untersucht und die Planung für das nächste Jahr entwickelt werden. In Zeiten starker Veränderung kann auch ein kürzerer Rhythmus sinnvoll sein.
Das klingt nun schrecklich trocken und langweilig, aber tatsächlich brennen Unternehmer ja für ihre Vision, für ihre Produkte und Angebote. Und diese Vision durch Ziele und Maßnahmen umzusetzen, ist eigentlich ein großer Spaß! Und für die tägliche Arbeit ist es eine enorme Motivation und zugleich Entlastung, wenn man einen konkreten Plan abzuarbeiten hat und weiß: Wenn ich das jetzt mache, komme ich meinem Ziel näher!
Um Vision und Strategie handhabbar zu machen, werden Zehn-Jahresziele und Fünf-Jahresziele definiert, die dann in der Unternehmensplanung auf Jahresziele heruntergebrochen werden. Ganz wichtig dabei: Ziele müssen messbar sein! Damit man weiß, wie weit man noch von einem Ziel entfernt ist, werden „Key Performance Indicators“ (KPI), also Messindikatoren, festgelegt und mit Zielwerten versehen. Es gibt natürlich auch Ziele, die nicht quantifizierbar sind, wie etwa Mitarbeiterzufriedenheit, Systematisierungsgrad im Unternehmen, Steigerung des Innovationsgrades. Bei solchen Zielen muss man mit Frage- oder Erfassungsbögen arbeiten und die Ergebnisse dann subjektiv, beispielsweise anhand eines Punktesystems oder mit Schulnoten bewerten. Wichtig ist, dass zu jedem Ziel Maßnahmen abgeleitet werden, die im Laufe des Jahres abgearbeitet werden und deren Erledigung kontrolliert und begleitet wird.
Unternehmensplanung muss nicht kompliziert sein
Hilfreich für die Unternehmensplanung ist ein Fragenkatalog, mit dem man systematisch alle Bereiche des Unternehmens durchgeht und abarbeitet – jedes Jahr in der gleichen Weise, sodass man auch Vergleichbarkeit hat. Zum Beispiel kann man fragen: Wie hoch soll der Umsatz im nächsten Geschäftsjahr sein? Die Antwort sollte nicht nur ein Euro-Wert sein, sondern auch in Prozent ausgedrückt werden. Es muss nicht zwingend eine Steigerung erfolgen, mancher Unternehmer ist schon froh, wenn er den Umsatz hält. An diese naheliegende Umsatzfrage schließt sich dann gleich die Frage an, mit welchen Produkten oder Angeboten, welchen Stückzahlen, wie vielen und welchen Kunden der Umsatz erzielt werden soll und so weiter. So schlank wie in dieser Abbildung kann ein Unternehmensplan aussehen.
Nächster Schritt ist die Maßnahmenplanung. Dabei geht es nun darum, die Ziele aus dem Unternehmensplan herunter zu brechen auf einzelne Maßnahmen, die in den Funktionsbereichen erledigt werden müssen, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Wenn zum Beispiel der Umsatz um zehn Prozent steigen soll, und zwar mit einem bestimmten Produkt, dann muss zum Beispiel eine weitere Maschine gekauft werden, die muss finanziert werden, Personal muss eingestellt und/oder geschult werden und es müssen die Kunden gewonnen werden. Alle erforderlichen Maßnahmen müssen sich in den Plänen wiederfinden, sonst wird das Ziel schwer zu erreichen sein. Und wenn man sich dann schon dieser Mühe unterzogen hat, dann sollten solche Pläne auch nicht in der Schublade verschwinden! Stattdessen sollte man gleich mit festlegen, wie oft die Erledigung der Maßnahmen überprüft wird – und wie.
Umsetzen und kontrollieren – sonst ist alles sinnlos
Das ist dann das dritte Element der Unternehmensplanung: die Erfolgsmessung für Ziele und Maßnahmen. Die ist sehr wichtig, denn was man nicht misst, kann man nicht verbessern und Maßnahmen, die man nicht umsetzt, können nicht zum Erreichen der Ziele beitragen. Um Ziele termingerecht zu erreichen, muss in regelmäßigen Abständen die Abarbeitung der Maßnahmenpläne und der Grad der Zielerreichung erfasst werden. Dabei werden auch Engpässe oder Hindernisse erkannt, die dann zügig beseitigt werden können. Aufgrund der Ergebnisse der Erfolgsmessung muss eventuell auch auch die Unternehmensplanung angepasst und Ziele verändert werden.
Aber wozu führt diese ganze Planerei nun eigentlich? Wenn man sich um systematische Unternehmensplanung bemüht, entsteht ein Kreislauf der systematischen Unternehmensführung Wenn dieser Kreislauf lebendig ist, entwickelt sich das Unternehmen weiter – und zwar in die gewünschte Richtung. Aber die beste Planung nützt nichts, wenn sie nicht umgesetzt wird, wenn man es beim Planen belässt und das Tun vergisst. Und wenn man keine Erfolgsmessung macht, um sich immer wieder anzupassen – dann bringt die ganze Planerei nichts. Und: Man kann nur planen, wenn man – zumindest ungefähre – Informationen hat. In totaler Ungewissheit versagt die Planung und die angemessene unternehmerische Handlungsweise ist dann eine andere – mehr tastend, probierend. Aber das ist wieder ein anderes Thema.