Der Donnerstagnachmittag geht langsam in den Abend über. Herr Brandt, der Inhaber der Brandt Metalltechnik GmbH, sitzt in seinem Büro und weiß nicht, ob er jubeln oder schreien soll. Eben war sein Vertriebsmitarbeiter, trudelnd vor Glück, in seinem Büro gewesen: Er hat einen großen Auftrag an Land gezogen: aufwändige Balkongitter für 30 neue Eigentumswohnungen. Nicht der erste tolle Auftrag, den er bekommen hat seit er im Januar seine Stelle angetreten hat. Ein Grund zum Jubeln, oder? Eigentlich schon, aber Herrn Brandt ist nicht so richtig danach. Das hat auch der Vertriebsmitarbeiter bemerkt, der schon viel weniger glücklich aussah, als er das Büro wieder verließ – er hatte doch einen guten Job gemacht!
Ach, warum nicht einen Vertriebsmann einstellen?
Hatte er. Der Vertriebsmann hatte sich initiativ beworben und das brachte Herrn Brandt damals zum Überlegen: Seit er den Betrieb von seinem Vater übernommen hatte, war es ganz gut gelaufen. Mit ein bisschen Werbung und Kontaktaufbau zu Bauunternehmen in der Gegend hatte er neue Aufträge gewonnen und zwei neue Mitarbeiter eingestellt. Aber die Aufträge waren alle relativ klein und deshalb aufwändig abzuarbeiten – ein paar größere Aufträge könnten nicht schaden. Und da der Vertriebler einen guten Eindruck machte und recht günstige Konditionen anbot, hatte Herr Brandt einen Vertrag mit ihm gemacht. Schon bald kam der erste Auftrag.
Mehr Arbeit – nicht die reine Freude
In der Werkstatt löste das keine große Freude aus, schließlich hatten alle den Eindruck, schon am Limit zu arbeiten. So wurde schon bei den ersten großen Aufträgen gegrummelt: Alles läuft doch gut, die Firma hat ordentlich zu tun – warum muss der neue Mann da für so viel Stress sorgen? Deshalb war Herrn Brandt nicht ganz wohl mit diesem neuen Großauftrag, der auch noch relativ eilig war. Und: Herr Brandt hatte seiner Frau versprochen, am Freitag frei zu machen und endlich über das Wochenende die schon lange anstehenden Arbeiten in Haus und Garten zu erledigen. Da wird er sie wohl wieder vertrösten müssen und mindestens den Freitag in der Werkstatt verbringen – wenn nicht auch den halben Samstag. Immerhin hat vor ein paar Wochen ein neuer Metallbauschlosser seine Arbeit aufgenommen – ein Glücksfall: Ein Wettwerber musste den Betrieb aufgeben und so wurde diese Fachkraft frei. Er könnte den Meister beim Abarbeiten der Aufträge entlasten, aber irgendwie findet er sich nicht so richtig in die Arbeit hinein. Herr Brandt schaut aus dem Fenster und denkt: Irgendetwas läuft hier falsch – aber was?
Ohne Plan gibt’s Stress
Solche und ähnliche Geschichten begegnen uns häufig in der Beratung. Was nach einer Reihe von Einzelproblemen aussieht, ist in Wahrheit die Folge eines grundlegenden Problems: Es fehlt an strukturierter Unternehmensentwicklung. Wenn ein Unternehmen sich gesund entwickeln und wachsen soll, ist eine sorgfältige Planung erforderlich – mit der Definition von Zielen und der Festlegung von Maßnahmen, um sie zu erreichen. Im Fall der Brandt Metallbautechnik hätte das heißen können: Wir wollen im kommenden Jahr 2 Prozent mehr Gewinn machen. Dafür müssen wir 5 Prozent mehr Umsatz erzielen, und zwar ausschließlich mit großen Aufträgen ab einem Auftragswert von 25.000 Euro, denn die sind so lukrativ, dass sie die Gewinnsteigerung ermöglichen. Mit den vielen kleinen Aufträgen ist die Werkstatt zu lange beschäftigt, die Nebenarbeiten wie Kundenabstimmungen, Materialverwaltung, Produktionsplanung verteilen sich bei großen Aufträgen besser, wodurch die Aufträge mehr Gewinn abwerfen. Was braucht es, um dieses Ziel zu erreichen? Jemand muss die Aufträge beschaffen – die Einstellung eines Vertriebsmitarbeiters ist eine Möglichkeit. Er bekommt die eindeutig definierte Aufgabe, genau die gewünschten Aufträge zu beschaffen.
Lieber vorher alles bedenken – Unerwartetes passiert sowieso
Und damit die Freude über die zügig gewonnenen Aufträge ungetrübt bleibt, wird gleich in der Unternehmensplanung schon untersucht, was sich in der Produktion ändern muss, um das Ziel zu erreichen. Soll jemand neu eingestellt werden, dann muss das gut vorbereitet werden: Welche Aufgaben soll er übernehmen? Welche Fähigkeiten braucht er dazu? Sind die Aufgaben so beschrieben, Informationen und Handreichungen vorhanden, damit jemand Neues die Aufgaben zügig übernehmen kann? Wie soll die Einarbeitung aussehen – wer macht wann was? So kann ein neuer Mitarbeiter nach kurzer Zeit zur produktiven Arbeitskraft werden und eine wirkliche Entlastung bringen.
Wenn der Meister zügig durch den neuen Schlosser entlastet wird, kann er sich mit der Verbesserung der Arbeitsprozesse beschäftigen, damit die Produktivität der Werkstatt steigt. Dann ist es auch nicht mehr notwendig, dass Herr Brandt selbst in der Produktion aushilft und er kann auch mal einen Tag frei nehmen – oder sich mit anderen Unternehmeraufgaben befassen, zum Beispiel der Frage, von welchen Kunden er sich langfristig trennen möchte, um noch mehr wirklich profitable Aufträge annehmen zu können. Und nicht zuletzt: Das Team sollte darüber informiert werden, was geplant ist und was das für sie bedeutet, damit auch sie ihre Kraft auf das gewünschte Ziel ausrichten können und kein Unmut aufkommt.
Durch sorgfältige Planung der Unternehmensentwicklung und die Systematisierung von Arbeitsprozessen wird gesundes und reibungsloses Wachstum möglich und bleibt nicht dem Zufall überlassen.